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学生档案管理(学生档案室)岗位工作职责
作者:    时间:2013-12-23

 

1.负责督促、协调和指导学院接收新生高中阶段档案,在新生入学资格审查结束后将打印好的新生高考电子档案分类整理,依此建立学生个人档案,存入专用档案袋,建立档案清册,集中入档。
2.负责学生档案的日常管理,在每学期的关键节点督促、协调和指导学院及学生工作处、团委等可能形成学生在校表现档案的岗位及时整理学生相关表现的书面资料,整理形成学生个人档案信息并入档。
3.按照《山东交通学院学生档案管理办法》及《学生档案管理程序》的规定,做好学生档案的咨询、查阅、借阅等事项,建立咨询、查阅、借阅的审批和登记制度,规范咨询、查阅、借阅程序。
4.负责学生档案的鉴定,对失去保存价值的档案材料,按照《学生档案管理程序》的规定予以处置。
5.在学生毕业前(一般为每年的6月份),督促、协调和指导学院及可能形成学生档案的部门或岗位将学生档案材料归档,完备学生档案。
6.负责学生档案的转递。在规定的时间内(一般为每年的7月份)将毕业生档案通过机要途径转递至毕业生接收单位或其他合理的档案管理部门,并保存回执以便查询;对因退学或受到开除学籍处分导致学业中止的学生档案予以退回其家庭户籍所在地或用其他更为适当的方式予以管理或转递。
7.负责将备份的学生档案资料和学生资料管理系统中应届毕业生的个人档案导出并转交学校综合档案室保存。
8.经常与学校综合档案室沟通和联系,完成相关工作任务。
9.学习和贯彻质量体系,把质量体系的要求贯穿到所有工作中,使每一项工作事务都符合质量体系的规范。
10.其他与学生档案管理相关的工作。
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